Acredito que a maior parte das pessoas já fez essa pergunta uma vez na vida. Afinal, são muitos documentos que todos os meses temos que administrar, como notas fiscais, comprovantes de pagamentos, seguros de carro, contas de luz, e diversos outros documentos que recebemos impressos ou em formato digital.
Como sou contadora sempre recebo essa pergunta aqui no escritório, pois é comum as pessoas terem medo de jogar fora documentos, imaginando que podem precisar deles posteriormente.
Ao final do post, tem um infográfico para salvar e compartilhar a informação com os amigos!
O motivo de guardar as notas e comprovantes vai além da garantia de um produto ou serviço. O armazenamento desses documentos também é importante para futuramente demonstrar que quitou todos os valores contratados.
Porém não existe um prazo comum para todos os tipos de documentos e o motivo do prazo não ser o mesmo é o Código Civil Brasileiro. Como no artigo 206 do Código Civil estão dispostos os prazos de quando algumas dívidas prescrevem, eles acabam sendo referência para manter os documentos arquivados.
A boa notícia é que para serviços contratados é possível substituir os 12 comprovantes pagos mensalmente pela Declaração de Quitação que as empresas prestadoras de serviços são obrigadas a disponibilizar até o mês de maio de cada ano. Assim, a quantidade de papéis ou arquivos digitais pode ser reduzida significativamente (facilitando a organização 😉).
Seguem os prazos sugeridos para organização e arquivo de notas e comprovantes:
Documento |
Prazo Sugerido |
| Apólice e comprovantes de seguros | 1 ano, após o fim da vigência. |
| Cartão de crédito | 1 ano, sendo que os comprovantes mensais podem ser substituídos pela Declaração Anual de Quitação. |
| Recibos de aluguéis | 3 anos, após o fim do contrato. |
| Conta de luz, água, telefone, escola e demais serviços essenciais | 5 anos, sendo que os comprovantes mensais podem ser substituídos pela Declaração Anual de Quitação. |
| Declaração de Imposto de Renda e documentos informados em declaração | 5 anos, contados a partir do ano seguinte da apresentação da declaração (na prática serão 6 anos). |
| Holerites, recibos de pagamento de salários | Indeterminado, até o momento da aposentadoria como prova de tempo de serviço e de contribuição. |
| Notas Fiscais | Indeterminado, até o fim da vida útil do produto. |
| Consórcio | Indeterminado, até que a administradora oficialize a quitação. |
Essa tabela de prazos ajudou você? Se tiver alguma dúvida não deixe de escrever aqui nos comentários ou entre em contato pelo e-mail contato@declarecontabil.com.br.
Infográfico para salvar e compartilhar!
Comments
gostou? compartilhe!