Faltam 19 dias | Produtividade: 5 dicas para o tempo trabalhar para você

Primeiro, gostaria de me apresentar, me chamo Robinson e faço parte da equipe do “Divirta-se Organizando”. Acredito que vocês começarão a me ver mais por aqui no blog (Valeu Carol pelo espaço). Para o meu primeiro post quero falar sobre tempo e produtividade.

Confesso a vocês que tenho dificuldades para gerenciar o meu tempo, porém existem algumas dicas e atitudes práticas para otimizar o seu tempo. Primeiro eu preciso dizer que as suas 24 horas são iguais as minhas e de todos os seres humanos neste planeta (#VerdadeDói).

A segunda verdade é que se tempo fosse problema, somente os desocupados teriam sucesso (#VerdadeDói2). Então chega de falar sobre isso e vamos conversar sobre como podemos otimizar o nosso tempo. Você sabe quanto tempo você leva para fazer cada coisa? Se a sua resposta foi não, está tudo bem, pois até as pessoas mais disciplinadas não saberiam te responder isso de forma precisa. Portanto aqui vão as duas primeiras dicas para você começar a aproveitar as suas horas:

1. Uma reunião com você mesmo: Reserve um tempo para você de pelo menos 30 minutos e de preferência no início da semana. Liste todas as atividades que você precisa executar, nas primeiras vezes coloque um tempo estimado de quanto tempo você gastaria para executar tudo. OBS: É bem comum que suas atividades do dia ultrapassem 24h.
2. A pergunta de ouro: Feito a lista das atividades para a semana, faça a seguinte pergunta: O que é preciso acontecer para que essa semana tenha valido a pena? Não se preocupe com os 30 ou 40 minutos que você perdeu montado esta lista, porque esse exercício facilitará muito a sua semana. Deixará ela “mais fácil”.

A grande “sacada” de reservar um tempo para você, é descobrir quantas atividades no seu dia a dia impactam na sua produtividade e no seu crescimento. Aqui cabe muito bem o princípio de Pareto (Clique aqui para saber mais sobre o teorema): somente 20% das atividades que você realiza na semana são responsáveis por 80% dos resultados que você necessita.

Como assim? Imagine que você precise estudar para uma prova e passa 8 horas em cima dos livros, após esse período você sentiu que não aprendeu nada. No dia seguinte você estuda a mesma matéria em 2 horas e sentiu-se mais preparado, esse é o princípio de Pareto com apenas 20% do tempo do total da sua dedicação, você alcançou o resultado esperado.

Agora é para valer e a semana vai começar, suas atividades estão devidamente categorizadas com as prioridades. Eu tenho que te alertar para os ladrões do tempo e, sim, você deve ter se distraído com algo até chegar neste ponto da leitura (Caso não, eu tenho que te parabenizar). Para executar as suas tarefas durante uma semana eu tenho mais duas dicas para você.

3. Ladrões do tempo: Vou ser sincero, enquanto eu estava escrevendo este post eu olhei mais de 5 vezes o meu WhatsApp, conversei com mais de 3 pessoas e entrei em algum site aleatório no mínimo umas 4 vezes. Portanto a minha dica aqui é: coloque o celular longe, feche todos os sites e aplicativos que te distraem e foque na atividade que é importante. Uma atividade que você levaria 4 horas poderia ser feita em 3.
4. Mito do equilíbrio: O fator mais importante para aumentar a sua produtividade e otimizar o seu tempo é encarar que existem muito mais atividades do que você precisa fazer. A grande questão é aprender a dizer não, é sobre o que eu posso tirar da minha agenda e não o que eu consigo adicionar. Foco!

Lembre-se de que estar a todo momento ocupado não é sinônimo de sucesso. Portanto, eu acredito que esta próxima dica é fundamental para determinar se o seu tempo trabalha ou não para você. Gostaria de dizer que pessoas que tem iniciativa são excelentes e que continuem assim, porém as pessoas que possuem “acabativa” são melhores ainda.

5. Acabativa: Ter iniciativa é muito importante, porém, para você conseguir medir a sua produtividade e aproveitamento do tempo, a melhor maneira é a acabativa. O que seria isso? O termo surgiu do autor Stephen Kanitz que significa: “A capacidade que algumas pessoas possuem de terminar aquilo que iniciaram ou concluir o que outros começaram”.

Uma das coisas mais gratificantes durante o dia é poder dar aquele check de feito ou poder riscar a atividade a ser feita. É sempre importante você analisar no final da sua semana ou no dia como você desempenhou as suas atividades.

Vale ressaltar que essas dicas podem ser aplicadas independentemente do sistema de organização que você utiliza. Por exemplo, eu sou uma pessoa que não utiliza agenda física (agenda de papel). Se você tiver mais dicas, por favor deixe nos comentários.

Abraços,

Robinson

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